V rámci našeho prvního článku ze série článků o velké novele zákona obchodních korporací jsme Vás rámcově seznámili se změnami, které obchodní společnosti čekají v souvislosti s tzv. velkou novelou zákona o obchodních korporacích a souvisejících zákonů, která nabude účinnosti dne 1. 1. 2021, a před týdnem jsme Vám pomohli pochopit vybrané podstatné změny ve fungování společností, které novela č. 33/2020 Sb. přinese.
Tento týden Vám osvětlíme, jak se novela dotkne fungování samotných orgánů obchodních společností, a hlavně co to pro Vás bude konkrétně znamenat.
Smlouva o výkonu funkce
Dle stávající právní úpravy by písemnou smlouvu o výkonu funkce mezi společností a členem jejího orgánu měl schválit nejvyšší orgán společnosti. Řeč je tedy o smlouvě uzavírané typicky mezi jednatelem a společností s ručením omezeným nebo členem představenstva, členem dozorčí rady nebo statutárním ředitelem a akciovou společností. Pokud ke schválení valnou hromadou nedošlo, výklad byl dosud takový, že dokud společnost nebo tento její člen neplatnost nenamítne, smlouva byla platně uzavřena (tzv. relativní neplatnost smlouvy).
Od 1. 1. 2020 ovšem bez takového schválení ani smlouva nenabude účinnosti. Pokud ke schválení smlouvy dojde, bude smlouva účinná od uzavření nebo od určeného pozdějšího data. Ale co se stane, když ke schválení smlouvy valnou hromadou nedojde?
Přiměřeně by se použili ustanovení občanského zákoníku o příkazu (§2430 a násl. občanského zákoníku). To by mohlo ovlivnit mimo jiné například výši odměny. Kvůli neschválení smlouvy valnou hromadou by za výkon funkce náležela odměna v obvyklé výši, přičemž konkrétní výši by tak bylo popř. třeba určit na základě znaleckého posudku. To by pro jednatele, který si pro svou výjimečnost vyjednal pěknou finanční odměnu, mohla být pěkná čára přes rozpočet.
Dále novela nově výslovně stanoví, že v případě, že je v rozporu smlouva o výkonu funkce se zakladatelským právním jednáním (stanovami, společenskou smlouvou nebo zakladatelskou listinou), bude postupováno dle zakladatelského právního jednání.
Vřele Vám tedy doporučujeme smlouvy o výkonu funkce řádně na valných hromadách schvalovat, a to ve znění souladném se zakladatelským právním jednáním. Rádi pro Vás smlouvu o výkonu funkce připravíme, posoudíme její soulad se zakladatelským právním jednáním, připravíme zápis z valné hromady nebo rozhodnutí jediného společníka nebo akcionáře v působnosti valné hromady se všemi potřebnými náležitostmi tak, aby k výše popsané situaci nedošlo, a zajistíme i změnu údajů v obchodním rejstříku.
Odstoupení z funkce
Dosud musel odstupující člen orgánu obchodní korporace (jednatel ve společnosti s ručením omezeným nebo člen představenstva, člen dozorčí rady nebo statutární ředitel v akciové společnosti) oznámit své odstoupení orgánu, který ho zvolil (většinou valné hromadě), a jeho funkce pak skončila uplynutím 1 měsíce od takového oznámení.
Nově skončí výkon funkce dnem, kdy odstoupení nejvyšší orgán projednal nebo projednat měl. Po doručení odstoupení tomuto orgánu, je tento orgán povinen projednat odstoupení bez zbytečného odkladu, nejpozději na nejbližším zasedání. V zakladatelském právním jednání je ovšem možné nově dále určit, že postačí projednání orgánu, jehož je odstupující člen členem (typicky tedy při odstoupení člena představenstva by jeho odstoupení projednali zbývající členové představenstva akciové společnosti). V případě, že odstupující člen oznámí své odstoupení rovnou na zasedání příslušného orgánu nebo doručuje odstoupení jedinému společníkovi v působnosti valné hromady, skončí jeho výkon funkce 2 měsíce od takového oznámení. V obou případech lze na žádost odstupujícího člena schválit odstoupení k dřívějšímu datu.
Pokud se Vás tento proces týká, případné odstoupení jednatele, zápis z valné hromady i změnu společenské smlouvy, jsme pro Vás připraveni zajistit.
Společník s tzv. vysílacím právem
Novela přináší zajímavou variantu pro společnost s ručením omezeným. Jednatele standardně jmenuje a odvolává valná hromada. Ve společenské smlouvě bude ovšem od nového roku možné určit, že toto právo bude spojeno se samotným podílem. Jednatele by tak v konečném důsledku mohl jmenovat i samotný společník. A tento společník by také ty jednatele, které jmenoval, mohl zase odvolat. Bez nutnosti svolávat valnou hromadu. Tento společník by měl tzv. vysílací právo. Jedinou podmínkou je, že počet takto jmenovaných jednatelů nesmí přesáhnout počet jednatelů jmenovaných valnou hromadou, maximálně se tedy připouští poměr 50:50.
Pokud byste tedy měli zájem výměnu jednatelů do budoucna usnadnit a urychlit, se změnou společenské smlouvy Vám pro tyto účely pomůžeme.
Nové povinnosti osob, které fakticky vykonávají funkci člena voleného orgánu, ač jím oficiálně nejsou
S účinností od 1. 1. 2020 jsou výslovně uzákoněny povinnosti osoby, která se oficiálně nenachází v postavení člena voleného orgánu, ale fakticky v něm jsou. Můžeme si představit bývalého jednatele, jehož funkce byla ukončena odvoláním, který ovšem přesto za společnost nadále jedná. I pro takovéhoto „falešného“ jednatele jsou nově uzákoněny zákaz konkurence, povinnost péče řádného hospodáře a pravidla o střetu zájmů, což doposud vyplývalo pouze z judikatury. Nyní je jejich odpovědnost postavena najisto.
Doprovod na valné hromadě
Novinkou bude také možnost doprovodu na valné hromadě. Pokud to zakladatelské právní jednání přímo nevyloučí, pak se může společník nebo akcionář nechat na valné hromadě doprovázet osobou, kterou si sám určí. Může to být bratr, advokát nebo Váš osobní life coach, zkrátka kdokoliv. Tedy za podmínky, že bude splňovat podmínku stejné mlčenlivosti, jakou má sám ten, koho doprovází, k čemuž bude třeba předložit smlouvu o mlčenlivosti (NDA). Tato povinnost je výslovně v zákoně stanovena pouze pro doprovod společníka, ovšem z obecných ustanovení občanského zákoníku lze dovodit, že se tato povinnost bude pravděpodobně vztahovat i na doprovod akcionáře.
S přípravou NDA smluv máme bohaté zkušenosti, tudíž se s námi můžete poradit. A kdybyste od nás chtěli poradit přímo na valné hromadě, i na Váš doprovod si rádi čas uděláme.
Nové podmínky protestu na valné hromadě
Novela přináší změnu v tom, že protest vznášený na valné hromadě, ať už společníkem společnosti s ručením omezeným nebo akcionářem akciové společnosti, musí být odůvodněný. Resp. proto, aby bylo později možné napadat platnost usnesení valné hromady, musí být odůvodněný. Zároveň bude možné usnesení valné hromady napadat právě pouze pro důvody, pro které byl protest podán. Neplatnosti se ovšem může domáhat i ten, kdo protest nepodal ze závažného důvodu. Okruh případů, kdy je nepodání protestu „odpuštěno“, se tudíž rozšířil na všechny závažné důvody, a to z původních důvodů, že protest nebyl zapsán chybou zapisovatele, z důvodu nepřítomnosti na valné hromadě nebo z důvodu, že důvody neplatnosti nebylo možné ihned na valné hromadě prokouknout (např. z důvodu nedostatku odbornosti).
Pokud na valné hromadě s jejím rozhodnutím nebudete souhlasit, ujistěte se, že zapisovatel do zápisu o konání valné hromady zapsal Váš protest a jeho odůvodnění přesně tak, jak jste ho vyslovili a jak ho myslíte. A pokud Vás čeká opravdu důležitá valná hromada, možná zvažte, jestli nás na ní nebudete chtít s sebou jako již výše zmíněný doprovod, abychom Vám na místě mohli případně poradit, jak protest přesně formulovat.
Zjednodušení rozhodování mimo valnou hromadu (per rollam)
Jak již možná víte, valná hromada Vaší společnosti může zasedat tzv. per rollam, tedy mimo valnou hromadu, což se zejména v této době nevhodné pro cestování může hodit. Do konce roku platí, že pokud bylo třeba k rozhodnutí valné hromady notářského zápisu (např. při změně zakladatelské listiny, společenské smlouvy nebo stanov), pak takovou formu muselo mít v případě rozhodování per rollam vyjádření každého ze společníků nebo akcionářů, což bylo samozřejmě ohromně nákladné.
Od nového roku je proto skutečně přínosná změna v tomto procesu, kdy nově postačí, pokud návrh rozhodnutí valné hromady zasílaný všem společníkům nebo akcionářům bude mít formu notářského zápisu, ale pro vyjádření těchto společníků nebo akcionářů už poté pouze postačí, pokud jejich podpis úředně ověří a pošlou zpět. Poté bude ještě třeba, aby notář ověřil přijetí samotného rozhodnutí v notářském zápisu.
Pokud máte společnost se společníky nebo akcionáři z různých koutů České republiky nebo dokonce Evropy, nebo Vám není konformní svolávat valnou hromadu v době pandemie COVID-19, s realizací celého procesu per rollam Vám rádi pomůžeme.
Dodatečný souhlas společníka s rozhodnutím valné hromady
Dosud měl společník společnosti s ručením omezeným do konce roku možnost vykonat své hlasovací právo do 7 dnů od valné hromady, na které nebyl přítomen.
Od nového roku bude možnost dodatečného hlasování omezena pouze na vyjádření souhlasu se změnou společenské smlouvy, která zasáhne do práv a povinností tohoto společníka, který chce vykonat dodatečné hlasování. V souhlasu by měl být určen podíl/podíly, s nimiž je vykonávané hlasovací právo spojeno, a souhlas doporučujeme opatřit úředně ověřeným podpisem, aby byla osoba společníka řádně ztotožněna. Lhůta 7 dnů zůstává.
Uchovávání zápisů z jednání nejvyššího orgánu
A nakonec se s Vámi ještě podělíme o to, že novela zakotvuje všem právnickým osobám povinnost uchovávat zápisy z jednání nejvyššího orgánu právnické osoby, tedy například zápisy z valných hromad společností s ručením omezeným nebo akciových společností, a to po celou dobu existence právnické osoby. Je na čase pořídit větší kartotéku.
Závěr
Tenhle týden to bylo výživné, my víme. Přesto upřímně doufáme, že jsme Vám vše srozumitelně vysvětlili a alespoň rámcově víte, jaké změny se orgánů Vaší společnosti od nového roku dotknout a co v rámci těchto změn bude třeba právně ošetřit. Teď, když to tušíte, můžeme na tom spolu začít pracovat.
No a příští týden se od nás můžete těšit na poslední článek ze série našich článků k novele zákona o obchodních korporacích, kde si vysvětlíme další podstatné změny, které by pro Vás a Vaši společnost ještě mohly být významné.